für die Teilnahme am Auditierungsprogramm „Beste Praxis“

1. Allgemeines

Wir, die

(„Beste Praxis“, „wir“, „unsere“ oder „uns“) verpflichten uns als verantwortliche Stelle, Ihre Daten zu schützen. Diese Erklärung soll Ihnen Auskunft über die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten geben, die an uns im Rahmen der Teilnahme am Auditierungsprogramm „Beste Praxis“ übermittelt werden.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telemediengesetz (TMG) in der jeweils aktuellen Fassung.

2. Umfang, Art und Dauer der Datennutzung

Wenn Sie sich per E-Mail oder über das Kontaktformular auf unserer Website www.bestepraxis.de für das Auditierungsprogramm bewerben oder wenn Sie von einem Kooperationspartner für die Teilnahme vorgeschlagen werden, speichern wir folgende personenbezogene Daten:

• Name / Vorname / Titel Kontaktperson
• Name / Vorname / Titel Arzt
• Praxisname/Name des Inhabers der Praxis
• E-Mail-Adresse der Kontaktperson
• Telefonnummer der Kontaktperson

Wir verarbeiten die Daten, um zu prüfen, ob eine Nominierung für die Teilnahme der Praxis am Auditierungsprogramm in Betracht kommt. Wir informieren die Praxis über das Ergebnis unserer Prüfung. Die Angabe der Daten ist erforderlich, damit wir diese Prüfung durchführen können.

Wenn die Praxis nicht nominiert wird, löschen wir die Daten unverzüglich nach Beendigung der Prüfung.

Wenn die Praxis für das Auditierungsverfahren nominiert wird, erhält sie eine TAN, mit der sie sich in den geschützten Bereich unserer Website einloggen kann. Dort kann ein Auditierungsformular in Form eines Online-Fragebogens ausgefüllt werden. Das Formular sieht zahlreiche Angaben über die teilnehmende Praxis vor. Für die Teilnahme am Auditierungsverfahren sind die Angaben zur Praxisentwicklung in den Kapiteln 1 bis 6 („Patientenerlebnis“, „Digitalisierung“, „Marketing und Kommunikation“, „Corporate Identity“, „Praxisphilosophie“ und „Mitarbeiterwertschätzung“) obligatorisch. Die Angabe der betriebswirtschaftlichen Daten („Wirtschaftlichkeit“) in Kapitel 7 des Formulars ist freiwillig.

Im Rahmen der Auditierung sind ggfs. weitere Unterlagen/Informationen einzureichen, um die Angaben zu belegen. Auch diese Unterlagen ergeben sich aus dem Online-Fragebogen oder werden von uns gesondert angefordert.

Wir verarbeiten die Daten, um zu überprüfen, ob die Voraussetzungen für die Vergabe eines Gütesiegels vorliegen, um anschließend die Punktebewertung mitzuteilen, der Praxis einen detaillierten Auditbericht mit Hinweisen und Empfehlungen zu dem jeweiligen Praxisentwicklungspotenzial zukommen zu lassen sowie ggfls. das Siegel zu übersenden.

Beantragt die Praxis vor Ablauf des Nutzungsrechts ein neues Siegel, so erhält sie Zugang zu dem von ihr eingereichten Fragebogen mit den von ihr gemachten Angaben. Es besteht dann die Möglichkeit, Änderungen bzw. Aktualisierungen vorzunehmen. Falls Änderungen vorgenommen werden, so erfolgt ggfs. – je nach Art und Umfang der Änderungen – eine erneute Auditierung.

Wir nutzen die Daten auch, um Einladungen für die jährliche Preisverleihung „Zahnarztpraxis des Jahres“ zu versenden.

Die Daten der am Auditierungsverfahren teilgenommenen Praxen bleiben bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen gespeichert, d.h. mindestens sechs Jahre und höchstens 10 Jahre nach Abschluss der letzten Auditierung und anschließender Rechnungsstellung.

3. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Zugriff auf die von uns erhobenen personenbezogenen Daten haben nur solche Personen, die über die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz informiert sind und sich gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet haben, diese einzuhalten.

Im Rahmen des Auditierungsverfahrens werden die Daten an die an der Durchführung der Auditierung und an der Auswahlentscheidung beteiligten Mitarbeiter weitergeleitet, soweit es dieser Zeck erfordert.

4. Welche Rechte haben Sie an Ihren personenbezogenen Daten?

Sie haben das Recht auf jederzeitige unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten oder deren Vervollständigung zu verlangen.

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern einer der in Art 18 Abs 1 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Beste Praxis entscheidet dann, ob die Teilnahme am Auditierungsverfahren bzw. die Vergabe des Siegels weiterhin möglich ist und wird Sie darüber entsprechend informieren.

Sie haben das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen, sofern einer der in Art 17 Abs 1 DSGVO genannten Gründe vorliegt.

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Datenverantwortlichen zu übermitteln.

Wenn Sie von einem dieser Rechte Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich unter der unter Ziffer 1. dieser Datenschutzerklärung genannten Adresse an uns. Wir werden uns bemühen, Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von derzeit einem Monat zu beantworten.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen gesetzliche Bestimmungen wie die EU-DSGVO oder das BDSG verstößt, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist in der Regel der Landesdatenschutzbeauftragte an unserem Hauptgeschäftssitz. Die Adresse des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit finden Sie hier.

5. Ort der Speicherung

Die von uns erhobenen Daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.

6. Kontakt

Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen möchten, um Fragen im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten zu stellen, nutzen Sie bitte eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten:

Tel.: +49 561 997977-0
E-Mail: info@bestepraxis.de

Stand: 25.01.2020